Secretária de Administração, Eliane Beraldo Abreu de Souza
Institucional
A importância do arquivo para o Município
POR QUE CRIAR O ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL.
O Arquivo Público Municipal possibilita fontes de informações, sendo a peça-chave para a melhoria da boa governança, atendimento das demandas relacionadas à cidadania, informações sobre os atos governamentais, andamento e solução de questões administrativas, econômicas e jurídicas, bem como informações sobre saúde, educação, meio ambiente, raízes históricas do município, festas e costumes regionais, folclore e investimentos no município.
Missão: Criar metodologia de pesquisa e gestão documental, contemplando proteção especial ao patrimônio científico municipal, disseminando cultura de transparência e controle social.
Visão: Referenciar o Município na área de gestão documental, por meio de metodologia segura e confiável, servindo de base para tomada de decisões do gestor e atender às demandas da população.
Valores: Pioneirismo, Tecnologia, Eficiência e Transparência em pesquisa de acervos municipais.
Lei Municipal nº 4.336 “Arquivo Publico Municipal Dr. Antônio Augusto Reis Neves”.
FASES DA GESTÃO DOCUMENTAL
Arquivos correntes – são documentos em curso, de uso frequente e exclusivo da fonte geradora. Também chamado de ativo ou de momento que, como indica o próprio nome, é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim, e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados. Estes documentos são de ‘valor primário’, ou seja, têm por objetivo atender às finalidades de sua criação.
Arquivos intermediários - neste momento, os documentos não estão mais sendo usados frequentemente na rotina de trabalho na organização. Portanto, cada tipo deve ser guardado temporariamente durante o período estabelecido pelas normas do CONARQ. Depois deste período, os documentos podem ser eliminados ou guardados definitivamente, conforme as regras, ou conceituados como o “conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final”.
Arquivos permanentes - são arquivos que ‘perderam’ seu valor administrativo, ou seja, não são mais utilizados rotineiramente, mas devem ser mantidos para fins de prova, informação e pesquisa. Estes arquivos são de ‘valor secundário’, ou seja, “referem-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados. Eles passam a ser considerados fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração”.
Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991
Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011
